Процесс согласования проектов нормативных документов с использованием системы «Кодекс: Согласование и регистрация документов» включает: - регистрацию проектов в «Кодекс: Согласование и регистрация документов»;
- рассылку информации о проекте по согласующим инстанциям;
- контроль сроков согласования;
- отчет и анализ результатов согласования;
- регистрацию проектов как нормативных документов.
Подготовленный проект регистрируется Разработчиком в системе «Кодекс: Согласование и регистрация документов» с указанием всех согласующих инстанций. Уникальный регистрационный номер проекта (далее – РНП) присваивается документу в момент записи и в дальнейшем используется для однозначной идентификации проекта при осуществлении контроля сроков его согласования. Передача сообщения и регистрационных данных в согласующие инстанции и централизованную базу данных осуществляется автоматически. Прием сообщений и данных из согласующих инстанций осуществляется автоматически при входе в систему, или с помощью режима «Обновить информацию» в «Кодекс: Согласование и регистрация документов». Информация о дате получения проектов и результатах согласования (дата согласования проекта и результат согласования) передается из систем «Кодекс: Согласование и регистрация документов» согласующих организаций в системы организации-разработчика, всем согласующим инстанциям, а также в централизованный банк данных «Кодекс: Согласование и регистрация документов». Полностью согласованный документ с внесенными Разработчиком замечаниями передается для регистрации в Службу регистрации нормативных актов. Подразделение, отвечающее за регистрацию документов (Служба регистрации), подключается к базе Головного подразделения. Сотрудники данного подразделения выбирают проекты нормативных документов из списка полностью зарегистрированных документов по кнопке <Зарегистрировать> и выполняют действия, необходимые для регистрации нормативных документов. При этом документу автоматически (или вручную, если это необходимо) присваивается уникальный идентификационный номер, необходимый для однозначной идентификации документа в процессе дальнейшей работы с ним. Система «Кодекс: Согласование и регистрация документов» обеспечивает выполнение следующих функций: - Ввод данных о проекте нормативного документа;
- Формирование уникального регистрационного номера проекта в соответствии с едиными принципами нумерации документов системы электронного документооборота и делопроизводства;
- Ввод данных о согласующих инстанциях;
- Формирование маршрутов поэтапного согласования проектов нормативных документов;
- Передачу данных о проектах в согласующие подразделения и организации;
- Передачу данных о результатах согласования и о замечаниях по проекту в организацию-разработчик и в Головное подразделение;
- Формирование уникального регистрационного номера нормативного документа в соответствии с принципами нумерации документов системы электронного документооборота и делопроизводства с возможностью дополнительных настроек;
- Создание связей между нормативными документами;
- Формирование, представление на экране и печать выходных документов (отчетов);
- Поиск информации о проектах нормативных документов и о зарегистрированных нормативных документах по значениям атрибутов соответствующих объектов;
- Вывод результатов поиска в файл, на печать;
- Корректирование и удаление данных о проектах нормативных документов и о самих нормативных документах.
В основе работы системы «Кодекс: Согласование и регистрация документов» лежит обмен информацией между организацией-разработчиком, согласующими инстанциями и головным подразделением, которое осуществляет контроль над прохождением (сроки, решения) согласования нормативных документов и регистрацию полностью согласованного проекта как нормативного документа. Обмен информацией позволяет быстрее передавать данные о проектах и контролировать сроки согласований. Обмен между Разработчиком и Согласующими инстанциями осуществляется в три этапа: - Отправка первичной информации (данных о нормативном документе) для согласования в согласующую инстанцию
- Отправка даты получения информации о документе Согласующей инстанцией Разработчику
- Отправка результатов согласования и замечаний по проекту Разработчику.
Для реализации обмена информацией между удаленными организациями необходимо установить и настроить Агент обмена.
| 
