Создание электронного архива обеспечивает сохранность копий документов, ускорение обработки корреспонденции, уменьшение вероятности ошибок при перерегистрации документов. Электронный архив реализуется двумя функциями – функцией штрих-кодирования в подсистеме «Кодекс: Служебная корреспонденция» и модулем потокового сканирования и распознавания документов.

Для ускорения обработки документов в канцеляриях, четкой идентификации документа в подсистемах «Кодекс: Документооборот» применяется технология штрих-кодирования. При первичной регистрации документа печатается наклейка со штрих-кодом, уникально идентифицирующим документ. Для распознавания штрих-кода используется ручной или стационарный сканер штрих-кода, который автоматически определяет номер документа и открывает карточку документа в системе «Кодекс: Служебная корреспонденция».

Распознавание штрих-кода может быть применено на всех дальнейших этапах прохождения документа:

1. перерегистрации в подразделениях, за счет поиска в массиве электронных обменов;
2. отметке движения документа;
3. внесении резолюции;
4. в системе оперативного контроля руководителя, для обеспечения доступа к карточке документа, тексту документа или отсканированному образу.

Технология штрих-кодирования позволяет в десятки раз ускорить обработку документов за счет автоматического поиска в массиве зарегистрированных документов, свести к минимуму вероятность ошибки при поиске документов.

В системе «Кодекс: Документооборот» применяется два вида штрих-кодов: промышленный двумерный PDF417 и линейный CODE128.

Необходимость применения матричного двумерного штрих-кода PDF417 может возникнуть в случае передачи в штрих-коде дополнительной закодированной информации. Промышленный штрих-код PDF417 позволяет закодировать до двух килобайт данных, которые могут содержать:

1. Номер/Дата регистрации документа;
2. Номер/Дата исходящего документа;
3. Тематику документа;
4. Номер дела;
5. Краткое содержание документа;
6. Вид документа;
7. Дата получения;
8. От кого пришел документ;
9. Кому направлен документ;
10. Код номенклатуры;
11. Вид доставки;
12. Населенный пункт.

При передаче документа в подразделение, с которым отсутствует электронная связь и электронные обмены документами, с помощью сканера штрих-кода можно создать первичную карточку с автоматически заполненными полями данных.

Таким образом, документ со штрих-кодом и все его копии содержат информацию, сохраненную в электронной системе при первичной регистрации документа.

Если участники документооборота используют сканеры штрих-кода, то штрих-код можно присваивать так же исходящим документам. При регистрации исходящих документов кодируется следующая информация:

1. Номер/Дата регистрации исходящего документа;
2. Номер первичного входящего, для которого исходящий является ответом;
3. Откуда пришел документ, код подразделения;
4. Кем подписан документ, код руководителя;
5. Вид документа;
6. Тематическая рубрика;
7. Вид отправления;
8. Количество листов/приложений;
9. Телефон организации отправителя;

Формат кодируемой информации предоставляет ОАО «Центр компьютерных разработок» по запросу. Сторонние организации, обрабатывающие документы с помощью сканера могут извлекать необходимую информацию из метки штрих-кода.

Для внедрения технологии штрих-кода нет необходимости приобретать специализированное программное обеспечение, вся поддержка штрих-кода встроена в подсистему «Кодекс: Служебная корреспонденция».

Печать штрих-кода на входящих документах позволяет организовать электронный архив. Такой архив обеспечивает полную сохранность информации по переписке. Для создания электронного архива используется специализированное программное обеспечение «Кодекс: Потоковое сканирование» позволяющее массово сканировать документы через поточный или ручной сканер, распознавать и помещать в базу данных. В электронный архив помещается текст документа, позволяющий оперативно найти карточку по ключевым словам и отсканированный образ документа, с сохранением печатей, подписей руководителей, резолюций. Образ документа может быть подписан электронно-цифровой подписью оператора сканирования. В дальнейшем, на основе образа документа может быть распечатана копия документа в точности том же виде, в котором документ был зарегистрирован и отсканирован.

Технология электронного архива гарантирует сохранность документов от утраты, порчи, умышленного искажения текста и подделки. В любой момент времени можно воспроизвести копию документа, независимо от того, где находится в этот момент оригинал документа.

Для автоматизации создания электронного архива и организации поточного сканирования необходимо использование штрих-кодов, так как текст документа ассоциируется с карточкой документа при сканировании и декодировании штрих-кода.

Для распознавания текста документа и штрих-кода используется программное обеспечение Abbyy^® FineReader Engine, модуль, позволяющий внедрить технологию распознавания в системы документооборота.

Подсистема «Кодекс: Служебная корреспонденция» позволяет просматривать, печатать, сохранять образы документов из электронного архива, а так же осуществлять поиск по ключевым словам в тексте документов, хранящихся в электронном архиве.

Технология штрих-кодирования и потокового сканирования сочетаемая с электронно-цифровой подписью является необходимым и очевидным этапом перевода документооборота в электронный вид.