Система «Кодекс: Подготовка и работа с документами» позволяет: - подготовить текст по всем правилам, в соответствии с принятыми стандартами,
- создать и использовать библиотеку бланков,
- создать неограниченное число версий документа,
- прикреплять к тексту документа, хранящемуся в полнотекстовой базе данных, внешние файлы любого формата,
- быстро найти нужный текст (поддерживается как атрибутный, так и контекстный поиск),
- установить связь между документом и его приложениями, которые оформлены в виде самостоятельных документов,
- установить гипертекстовые ссылки,
- установить разграничение доступа к тексту документа.
После того, как электронный текст переносится на бумажный носитель и становится документом, система блокирует его электронную версию от каких-либо изменений и помещает ее в эталонный банк электронных документов. Таким образом, обеспечивается однозначное соответствие двух версий документа – бумажной и электронной. При наличии электронной цифровой подписи на электронных документах обе версии становятся равноправными при организации дальнейшего документооборота. Документы и информация о них могут в электронном виде передаваться между структурными подразделениями организации в любом направлении: линейно по вертикали и по горизонтали, или «веером», сразу в несколько организаций. Глубина организации документооборота – не ограничена. При обмене документами между территориально удаленными подсистемами в качестве транспорта передачи данных используется электронная почта, работающая по стандартам Internet mail (SMTP, POP3). При этом поддерживается механизм гарантированной доставки и подтверждения получения сообщений. Таким образом, для всех участников документооборота обеспечивается единое информационное пространство. Поскольку Система «Кодекс: Подготовка и работа с документами» интегрирована с продуктами MS Office, создание электронного банка данных не требует дополнительных затрат и привлечения квалифицированных специалистов в области информатизации. Документы готовятся на стандартных электронных бланках, содержащихся в библиотеке базы данных «Кодекс». Форма этих бланков соответствует стандартным бланкам предприятия или организации, где внедрена система. Наполнение библиотеки бланков может осуществляться самим Пользователем. Тексты документов записываются в полнотекстовую базу данных, что предоставляет дополнительный сервис при дальнейшей работе с документами. Просмотр базы полнотекстовых документов возможен по технологии Internet/Intranet с любого компьютера при наличии прав доступа. Обеспечивается интеграция функциональных подсистем, реализующих бизнес-логику работы с документами, с архивом документов. Интеграция с электронным архивом реализуется на основе интерфейсов ODBC, HTTP. Система «Кодекс: Подготовка и работа с документами» применима в любой организации, где стоят задачи: - создания корпоративного банка документов, предназначенного для оперативного информационного обеспечения сотрудников организации;
- электронного опубликования документов в сети Интернет/Интранет.
|
