Функциональную подсистему «Кодекс: Контроль исполнения документов» целесообразно использовать в организациях, имеющих в структуре внутреннего управления выделенную функцию централизованного контроля исполнения поручений и документов. Подсистема «Кодекс: Контроль исполнения документов» автоматизирует следующие функции:

• регистрация контрольных документов, заданий, исполнителей;
• рассылка контрольных карт по исполнителям;
• регистрация переносов сроков заданий;
• снятие с контроля полностью отработанных контрольных документов;
• перерегистрация документов при передаче контрольных документов в подведомственные подразделения, работающие с аналогичной системой;

Основная цель работы системы «Кодекс: Контроль исполнения документов» (далее – система), состоит в обеспечении полного компьютерного учета контролируемых документов и информации о ходе их исполнения.

Система «Кодекс: Контроль исполнения документов» предоставляет возможность:

• первичного ввода и присвоения регистрационного номера документу;
• первичного ввода и присвоения регистрационного номера заданию;
• первичного ввода и присвоения регистрационного номера исполнителю задания с назначением первоначального срока исполнения этого задания, с выпуском контрольной карты для исполнителя с текущим сроком исполнения;
• корректировки информации о документах, заданиях документа и исполнителях заданий документов;
• обеспечить оперативный доступ работников к записям в базе данных конкретных документов и конкретных исполнителей с их контрольными заданиями по уникальным ключам через быстрый поиск;
• быстро и оперативно найти документ или самого исполнителя задания по документу по любому полю с помощью атрибутного поиска;
• отследить движение документов и контролировать выполнение заданий документов;
• осуществлять переносы сроков исполнения документов, а также сроков исполнения заданий данного документа по конкретному исполнителю;
• формировать и выводить на печать регламентные выходные формы, статистические отчеты и протоколы;
• автоматической регистрации фактического исполнения (отмены) документов в базе данных по результатам исполнения (отмене) заданий;
• автоматического снятия выполненных и (или) отмененных документов;
• принимать контрольные документы в систему;
• осуществлять рассылку исполнителям их контрольных карт на исполнение, снабженных электронной цифровой подписью (ЭЦП);
• принимать ответы от исполнителей по проделанной работе;
• вести и сопровождать локальные классификаторы.

В рамках системы электронного документооборота и делопроизводства предусматривается:

• Создание смешанного (централизованного и децентрализованного) принципа регистрации документов;
• Исключение повторной, ручной регистрации документов, пересылаемых между подразделениями;
• Полный компьютерный учет и контроль движения документов;
• Сквозная система контроля исполнения документов и заданий;
• Единая система нумерации и учета документов и возможность электронного обмена регистрационными данными о документах и электронными документами между субъектами (подразделениями) и внешними организациями.

Следует отметить, что система «Кодекс: Контроль исполнения документов» является, прежде всего, системой поддержки административного управления, поэтому собственно делопроизводственные задачи контроля рассмотрения и исполнения документов могут быть прекрасно решены с помощью системы «Кодекс: Служебная корреспонденция»