Функциональная подсистема «Кодекс: Обращения граждан» предназначена для автоматизации работы с устными и письменными обращениями граждан и обеспечивает выполнение следующих функций:

• ввод данных о заявителях (гражданах и/или организациях);
• ввод данных о заявителях (гражданах и/или организациях);
• регистрация обращений и вопросов, поставленных в них;
• контроль рассмотрения обращений и поручений руководителя, данных в связи с их рассмотрением.

Применение системы «Кодекс: Обращения граждан» целесообразно в организациях, выполняющих социальную функцию и работающих с населением.

Специализированная система делопроизводства «Кодекс: Обращения граждан» (далее – система), является одной из подсистем автоматизированной системы электронного документооборота и делопроизводства «Кодекс: Документооборот», но может использоваться автономно.

Система обеспечивает выполнение следующих функций:

• Ввод данных о заявителях (гражданах и/или организациях);
• Регистрацию обращений и вопросов, поставленных в них;
• Формирование уникального регистрационного номера обращения в соответствии с едиными принципами нумерации документов СЭДД;
• Постановку обращения на контроль;
• Ввод данных о ходе исполнения обращений;
• Прием обращений, зарегистрированных в других подразделениях и организациях;
• Формирование и рассылку файлов обмена для передачи регистрационных данных в другие подразделения;
• Формирование, представление на экране и печать выходных документов (карточек, справок, отчетов, протоколов);
• Поиск информации о заявителях, обращениях и исполнителях по значениям атрибутов соответствующих объектов;
• Вывод результатов поиска в файл, на печать, в папку;
• Корректирование и удаление данных о заявителях, обращениях, вопросах, исполнителях (только для пользователей, имеющих соответствующий статус).

В рамках системы электронного документооборота и делопроизводства предусматривается:

• Создание смешанного (централизованного и децентрализованного) принципа регистрации документов;
• Исключение повторной, ручной регистрации документов, пересылаемых между подразделениями;
• Полный компьютерный учет и контроль движения документов;
• Сквозная система контроля исполнения документов и заданий;
• Единая система нумерации и учета документов и возможность электронного обмена регистрационными данными о документах и электронными документами между субъектами (подразделениями) и внешними организациями.

Под единой системой нумерации (регистрации) обращений подразумевается единый принцип внутренней (электронной) уникальной нумерации документов, что позволяет не только обмениваться регистрационными данными на документ, минуя операции повторной ручной регистрации, но и однозначно «узнавать» один и тот же документ в различных подсистемах и в подсистемах различных органов.