Функциональная подсистема «Кодекс: Служебная корреспонденция» предназначена для автоматизации работы с входящими и исходящими служебными документами и обеспечивает выполнение следующих функций:

• регистрация входящих и исходящих документов организации (первичных, повторных документов, запросов, ответов на запросы, служебной корреспонденции, приказов, распоряжений);
• организация движения документов по исполнителям;
• контроль исполнения документов;
• штрих-кодирование документов, автоматизированное преобразование документов в электронный вид (потоковое сканирование);
• многоплановый статистический анализ документооборота.

Объем документооборота может составлять сотни тысяч документов в год.

Специализированная система делопроизводства «Кодекс: Служебная корреспонденция» (далее – система), является одной из подсистем автоматизированной системы электронного документооборота и делопроизводства «Кодекс: Документооборот», но может использоваться автономно.

Система обеспечивает выполнение следующих функций:

• Регистрацию входящей корреспонденции (первичных, повторных документов, ответов на запросы);
• Регистрацию исходящей корреспонденции (ответов на входящие документы, запросов);
• Регистрацию инициативных исходящих документов (служебной корреспонденции, приказов, распоряжений);
• Формирование уникального регистрационного номера документа в соответствии с едиными принципами нумерации документов в системе электронного документооборота и делопроизводства (СЭДД);
• Регистрацию движения документов по Рассмотрителям;
• Ввод данных о ходе рассмотрения документа;
• Постановку документа на контроль за его исполнением;
• Регистрацию движения документов по Исполнителям;
• Ввод данных о ходе исполнения документов;
• Прием в электронном виде регистрационных данных документов, зарегистрированных в других подразделениях и организациях;
• Формирование и рассылку файлов обмена для передачи регистрационных данных документов в другие подразделения;
• Формирование, представление на экране и печать выходных документов в виде карточек, справок, отчетов, протоколов;
• Многокритериальный (атрибутный) поиск информации о документах по значениям соответствующих атрибутов;
• Вывод результатов поиска в файл, на печать, в папку;
• Корректирование и удаление регистрационных данных о документах (только для пользователей, имеющих соответствующий статус).

В рамках СЭДД предусматривается:

• Возможность создания смешанного (централизованного и децентрализованного) принципа регистрации документов;
• Исключение повторной, ручной регистрации документов, пересылаемых между подразделениями;
• Полный компьютерный учет и контроль движения документов; сквозная система контроля исполнения документов и заданий;
• Единая система нумерации и учета документов и возможность электронного обмена регистрационными данными о документах и электронными документами между субъектами (подразделениями) и внешними организациями.

Под единой системой нумерации (регистрации) обращений подразумевается единый принцип внутренней (электронной) уникальной нумерации документов, что позволяет не только обмениваться регистрационными данными на документ, минуя операции повторной ручной регистрации, но и однозначно «узнавать» один и тот же документ в различных подсистемах и в подсистемах различных органов.