Электронная цифровая подпись (ЭЦП) – реквизит электронного документа, предназначенный для его утверждения и защиты от подделки. Электронная цифровая подпись создается с помощью криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа (электронного сертификата). Для выдачи ключей и обеспечения их достоверности внутри предприятия должен быть создан удостоверяющий центр. В состав Консорциума Кодекс входит зарегистрированный на основании федерального закона об электронно-цифровой подписи (ЭЦП), и успешно функционирующий Удостоверяющий Центр «Кодекс». Возможности Удостоверяющего Центра «Кодекс» позволяют обеспечить в соответствии с законодательством РФ электронными сертификатами всех участников ведомственного защищенного электронного документооборота ИОГВ. Электронная цифровая подпись имеет смысл только в том случае, если на предприятии действует система электронного документооборота (ЭДО), т. е. документы регистрируются, рассылаются, согласовываются, изучаются в электронном виде. На первый взгляд может показаться, что электронная цифровая подпись – лишний атрибут документа, и все можно отрегулировать правами доступа в ЭДО. Но это работает только если документ формируется одним сотрудником, а остальные его только исполняют или знакомятся. Но как только количество человек, подготавливающих и утверждающих документ, увеличивается, необходимо контролировать, чтобы утверждалась именно последняя версия документа. Используя электронную цифровую подпись можно обеспечить неизменность документа после проставления согласительной подписи каждого участника. Кроме того, на предприятиях, имеющих удаленные подразделения и филиалы, где используется электронная почта для передачи документов, использование электронной цифровой подписи снимает необходимость в распечатке и сканировании документов.ё Использование электронной цифровой подписи регламентируется законом № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» от 2002 г., однако этот закон носит скорее формальный характер. Поэтому электронная цифровая подпись пока не находит повсеместного применения в отношениях между предприятиями, однако, никто не мешает использовать электронные документы с ЭЦП внутри предприятия. Для обеспечения юридически значимого документооборота в исполнительных органах государственной власти в Систему электронного документооборота «Кодекс: Документоборот» внедрена поддержка электронной цифровой подписи на различных стадиях работы с документами в следующих приложениях: - «Кодекс: Подготовка и работа с документами». На различных этапах работы с документом система позволяет устанавливать электронную цифровую подпись на документ:
- издание документа с последующей передачей в функциональные подсистемы;
- согласование документа;
- утверждение документа;
- заверение документа;
- «Кодекс: Служебная корреспонденция». В данной подсистеме ЭЦП используется для подписи резолюции документа.
- «Кодекс: Контроль исполнения документов». В этой подсистеме реализовано подписание контрольных карт со стороны Контролера и со стороны Исполнителя. Автоматизирован обмен электронными контрольными картами с электронной цифровой подписью и контроль целостности ЭЦП.
| 
